❓
Acil Cevaplanması Gereken Sorular
1. SKS Kaydı Yapıldı mı?
Üniversite etkinliği olarak SKS'ye resmi başvuru yapılması gerekiyor. 10-12 gün öncesinden yapılmalı, yani en geç 26-28 Nisan son gün. Bu kayıt olmadan salon/fakülte tahsisi ve resmi izinler alınamaz. Hemen durumu netleştirin.
2. Ulusal Katılımcılar Belli mi?
Şehir dışından kaç kişi gelecek netleşmeli. Bütçede 20 kişilik ulaşım (25.000-32.000₺) ve konaklama planlandı. Kesin katılımcı listesi olmadan bilet alamaz ve yurt/otel ayırtamazsınız. En geç 20 Nisan'a kadar onay listesi çıkmalı.
3. Sponsorluklar Belirlendi mi?
67.000₺'lik bütçenin karşılanması gerekiyor. Hangi firmalarla görüşüldü? Taahhüt alınan tutar ne kadar? Henüz yoksa acil olarak sponsorluk dosyası hazırlanıp yerel firmalar ve üniversite birimleriyle temasa geçilmeli.
4. Fakülteler / Salon Tahsisi Yapıldı mı?
Etkinliğin hangi fakültelerde ve salonlarda yapılacağı netleşmeli. 3 günlük programda hangi salon, hangi gün, hangi saatte kullanılacak? SKS kaydı sonrasında salon rezervasyonu için dekanlıklarla iletişime geçilmeli.
5. 110 Kişilik Öğle Yemeği Planı?
PDF'de "110 kişilik öğle yemeği (ekstra)" notu var ama bütçesi yazılmamış. Yemekhane anlaşması mı yapılacak, dışarıdan catering mi alınacak? Tahmini kişi başı 100-150₺ olursa 11.000-16.500₺ ek bütçe gerekir. 3 gün mü, 1 gün mü?
6. Konaklama Detayları?
20 şehir dışı katılımcı için yurt mu, otel mi? Üniversite KYK yurtlarıyla anlaşma yapılabilir mi? Tarihler 7 Mayıs akşamı giriş – 10 Mayıs çıkış olacaksa 3 gecelik konaklama planlanmalı.
📅
Kritik Zaman Çizelgesi
14-18 Nisan (Bu Hafta)
SKS başvurusu acil yapılmalı. Sponsorluk dosyası hazırlanıp dağıtıma başlanmalı. Ulusal katılımcı listesi toplanmaya başlanmalı.
18-22 Nisan
Katılımcı listesi kesinleştirilmeli. Bilet araştırması (otobüs/uçak) yapılmalı. Salon/fakülte tahsisi için dekanlıklara başvurulmalı. Sosyal medya duyuru takvimi hazırlanmalı.
22-28 Nisan
Biletler alınmalı (erken alım = düşük fiyat). Konaklama reserve edilmeli. Kırtasiye & baskı siparişleri verilmeli (yaka kartı, katılım belgesi, bez çanta, bayraklar). Yemek anlaşması yapılmalı.
28 Nisan - 4 Mayıs
Tüm materyaller teslim alınmalı. Yiyecek-içecek siparişleri onaylanmalı. Program akışı son haline getirilmeli. Komite üyeleri görev dağılımı netleştirilmeli. Teknik ekipman kontrolü (projeksiyon, mikrofon, vb.)
5-7 Mayıs
Son hazırlıklar. Salonlar düzenlenmeli. Karşılama masası kurulmalı. Misafir transferleri planlanmalı. Acil durum senaryoları gözden geçirilmeli. Genel prova yapılmalı.
8-9-10 Mayıs
🎯 ETKİNLİK GÜNLERİ
💰
Bütçe Özeti (PDF'den)
67.000₺
Toplam Bütçe
30.000₺
Ulaşım (%45)
21.985₺
Kırtasiye & Baskı (%33)
12.200₺
Yiyecek & İçecek (%18)
Temizlik: 1.900₺
%2.9
Ulaşım
Kırtasiye
Yiyecek
Temizlik
⚠️ Not: 110 kişilik öğle yemeği bütçeye dahil değil. Tahmini 11.000-16.500₺ ek maliyet çıkabilir. Ayrıca konaklama maliyeti de (yurt/otel) netleştirilmeli. Gerçek bütçe 80.000-90.000₺ civarına çıkabilir.
🎯
Birimlere Sorulacak Güncel Sorular
1
Genel Koordinasyon ve Organizasyon
3 soru
▶
SKS ve KYK İzinleri: 20 misafirin 7 Mayıs girişli KYK konaklaması için üniversite/SKS aracılığıyla KYK İl Müdürlüğü’ne gerekli resmi yazılar (isim ve TC kimlik listeleriyle birlikte) yazıldı mı?
SKS Kayıt Takvimi: Etkinliğin resmi SKS kayıt başvuru dosyası, son 10-12 gün kuralı riske atılmadan en geç hangi gün teslim edilecek? Dosyada 67.000 TL'lik bütçe dökümü ve konaklama talepleri net olarak belirtildi mi?
Mekan Kullanımı: Simülasyonun yapılacağı fakülteler ve amfiler netleşti mi? Dekanlıklardan ilgili gün ve saatler için resmi tahsis onayları alındı mı?
2
Akademi Birimi
3 soru
▶
Katılımcı Verileri: Şehir dışından gelecek 20 kişinin isim, iletişim bilgileri ve KYK/SKS kayıtları için zorunlu olan TC Kimlik numaraları eksiksiz olarak toplandı mı?
Baskı Verileri: 30 adet delege plakartı ve 8 adet komite plakartı için yazılacak ülke ve komite isimleri matbaaya verilmek üzere hazırlandı mı?
Belgelendirme: 110 adet katılım belgesi ve ödül alan delegeler için verilecek 6 adet başarı/hediyelik belgesi için isim listeleri ve değerlendirme kriterleri belirlendi mi?
3
Lojistik, Finans ve Sponsorluk Birimi
5 soru
▶
Bütçe Durumu: 67.000 TL'lik toplam bütçenin an itibariyle ne kadarı nakit, ne kadarı ayni (ürün) sponsorluklarla kapatıldı? Açık ne kadar?
Ulaşım: Bilet fiyatları artmadan önce, 25.000-32.000 TL arası bütçe ayrılan 20 adet gidiş-dönüş biletinin kesim işlemi ne zaman yapılacak?
Yemek Operasyonu: Bütçede ekstra olarak belirtilen 110 kişilik öğle yemeği dışarıdan sponsor bir restoranla mı çözülecek, yoksa SKS yemekhanesinden mi talep edilecek?
Tüketim Malzemeleri: 700 adet 200ml su, 100'er adet kahve çeşitleri, çay ve 250 adet küçük kek gibi temel ihtiyaçlar için toptancılar veya yerel zincir marketlerle görüşmeler yapılıp ürün temini garantilendi mi?
Temizlik: Gün sonu temizlikleri ve ikram alanları için 10 adet JUMBO boy çöp poşeti, 5 adet çek-al peçete ve 10 adet ıslak mendil alındı mı?
4
Sosyal Medya, Basın ve Tasarım Birimi
3 soru
▶
Tasarımların Durumu: 100 adet bez çanta, 110 adet yaka kartı ve 80 adet rozetin tasarımları tamamlanıp üretime girmesi için onaylandı mı?
Görünürlük: Üniversite geneline ve ulusal katılımcılara yönelik paug7zirvesi hesabından düzenli duyurular çıkılıyor mu? Sponsor firmaların logolarını yayınlamak için şablonlar hazır mı?
Promosyon Setleri: Gelen misafirlere dağıtılacak poşet dosyaların içerisine konacak tükenmez kalem ve A4 kağıtları tedarik edilip setler halinde paketlenmeye başlandı mı?
✅
Birim Bazlı Görev Listesi
🔧 Lojistik & Organizasyon
✓
SKS kaydı başvurusuOrganizasyon✓
Salon/fakülte tahsisi başvurusuLojistik✓
Şehir dışı katılımcılar için bilet alımı (20 kişi gidiş-dönüş)Lojistik✓
Konaklama (yurt/otel) reserveLojistik✓
110 kişilik öğle yemeği anlaşmasıLojistik✓
Teknik ekipman kontrolü (projeksiyon, mikrofon, ses sistemi)Lojistik✓
Yiyecek-içecek siparişlerinin verilmesiOrganizasyon✓
Karton bardak, tabak, peçete vb. servis malzemeleriOrganizasyon✓
Temizlik malzemeleri tedarikiOrganizasyon💼 Sponsorluk
✓
Sponsorluk dosyası/teklifi hazırlanmasıSponsorluk✓
Yerel firmalarla görüşme (Denizli sanayicileri, ticaret odası)Sponsorluk✓
Üniversite rektörlük desteği talebiSponsorluk✓
Ulusal sponsor araştırması (eğitim, teknoloji firmaları)Sponsorluk✓
Sponsorluk anlaşma/sözleşme takibiSponsorluk📱 Sosyal Medya & Basın
✓
Duyuru görselleri ve içerik takvimiSosyal Medya✓
Katılım başvuru formu paylaşımıSosyal Medya✓
Yerel basın bilgilendirmeBasın✓
Etkinlik günü canlı paylaşım planıSosyal Medya🎓 Akademi & Kırtasiye
✓
Yaka kartları tasarım ve baskısı (110 adet)Akademi✓
Katılım belgesi tasarım ve baskısı (110 adet)Akademi✓
Delege ve komite plakartları (38 adet)Akademi✓
Ülke bayrakları (8 adet)Akademi✓
Bez çanta (100 adet) — baskılı mı olacak?Akademi✓
Rozet (80 adet)Akademi✓
Ödül alan delegeler için hediyelik (6 adet)Akademi✓
Kalem, dosya, tahta kalemi, A4 kağıdıAkademi📋
Genişletilmiş Planlama Alanları & Sorular
Aşağıda 8 farklı planlama alanında toplam 43 soru bulunmaktadır. Her alanı tıklayarak açıp inceleyebilirsiniz.
1
Akademik İçerik ve Program
6 soru
▶
Komite gündem maddeleri (agenda items) hazırlandı mı? Delegeler hangi konularda müzakere yapacak?
Çalışma kâğıtları (study guides) yazıldı mı? Bunlar en geç etkinlikten 2 hafta önce delegelere ulaşmalı — yani 24 Nisan son gün.
Her komiteye atanacak başkan (chair) ve akademik danışman belirlendi mi?
3 günlük detaylı program akışı (saat bazlı) oluşturuldu mu? Açılış, komite oturumları, ara, kapanış saatleri?
Açılış/kapanış konuşmacısı davet edildi mi? Rektör, dekan, dışarıdan diplomat veya akademisyen?
Oylama ve karar prosedür kuralları (rules of procedure) delegelere önceden paylaşılacak mı?
2
Delege Deneyimi ve Karşılama
7 soru
▶
Bez çanta içine konulacak karşılama kiti netleşti mi? (Program kitapçığı, kalem, yaka kartı, şehir rehberi, rozet)
Şehir dışından gelenlerin otogar/havalimanı transferi kim tarafından yapılacak?
Akşam saatleri için sosyal program planlandı mı? Pamukkale gezisi, şehir turu, gala yemeği?
Kayıt masası nerede kurulacak, kaç kişi görevli olacak, saat kaçta açılacak?
Delegelere WhatsApp bilgilendirme grubu veya dijital rehber paylaşılacak mı?
Öğle yemeği dışında kahvaltı ve akşam yemeği planı var mı? (Özellikle konaklayan 20 kişi için)
Dress code (kıyafet kuralı) belirlenip delegelere önceden bildirilecek mi?
3
Sahada Koordinasyon ve Gönüllüler
5 soru
▶
Yönetim kadrosu dışında sahada kaç gönüllü olacak? Kayıt, ikram, salon, yönlendirme gibi görevler için.
Gönüllülere eğitim/brifing verilecek mi? (Etkinlikten 1-2 gün önce yapılmalı)
Etkinlik günü anlık iletişim nasıl sağlanacak? WhatsApp grubu mu, walkie-talkie mi?
Her salon/alan için bir sorumlu kişi atandı mı? (İkram alanı, kayıt masası, ana salon, komite odaları)
Dakika dakika bir görev çizelgesi (run sheet) hazırlandı mı? Kim ne zaman nerede olacak?
4
Teknik Altyapı ve Mekan
6 soru
▶
Salonlarda projeksiyon, mikrofon, ses sistemi var mı yoksa dışarıdan mı kiralanacak?
WiFi kapasitesi 110 kişiyi kaldırır mı? Bazı fakültelerde ağ yetersiz olabiliyor.
Salonlarda yeterli elektrik prizi var mı? Uzatma kablosu/çoklu priz gerekecek mi?
Komite odaları için tahta/whiteboard ve tahta kalemi yeterli mi?
İkram alanı olarak kullanılacak koridor veya lobi belirlendi mi? Su ısıtıcısı/çay makinesi konulacak mı?
Yağmur ihtimali varsa dış mekan etkinlikleri için B planı ne?
5
Sponsorluk Stratejisi
5 soru
▶
Sponsorluk dosyası/teklifi hazırlandı mı? (Etkinlik tanıtımı, katılımcı profili, sponsorluk paketleri — altın, gümüş, bronz gibi)
Sponsorlara ne karşılık sunulacak? Logo yerleşimi, stand alanı, sosyal medya paylaşımı, açılışta anons?
Denizli Ticaret Odası, Sanayi Odası ve yerel büyük firmalarla (tekstil, mermer sektörü) temasa geçildi mi?
Üniversitenin kendi rektörlük bütçesinden destek talep edildi mi?
Ayni sponsor (yiyecek, baskı, çanta gibi ürün sponsorluğu) arayışı var mı? Bu nakit ihtiyacını ciddi oranda azaltır.
6
Risk Yönetimi ve Acil Durum
5 soru
▶
Kampüste en yakın sağlık merkezi neresi? İlk yardım çantası ve sorumlusu atandı mı?
Ana salon dolduğunda veya arızalandığında yedek salon var mı?
Sponsorluk hedefine ulaşılamazsa bütçe kısıntısı planı ne? Hangi kalemlerden (öncelik 3. sıra olanlar) kesilir?
Önemli bir konuşmacı veya katılımcı son dakika iptal ederse alternatif plan var mı?
Güvenlik konusu: Kampüs güvenlik birimiyle koordinasyon sağlandı mı?
7
Sosyal Medya ve Tanıtım
5 soru
▶
Etkinlik öncesi geri sayım içerik takvimi hazırlandı mı? Hangi gün ne paylaşılacak?
Etkinlik günü canlı paylaşım (story, reel, canlı yayın) yapacak ekip ve ekipman hazır mı?
Profesyonel fotoğraf ve video çekimi yapacak biri var mı? Sonrası için tanıtım filmi planlanıyor mu?
Resmi hashtag belirlendi mi? (#PAUG7Zirvesi vb.) Tüm paylaşımlarda tutarlı kullanılacak mı?
Etkinlik sonrası teşekkür paylaşımları ve fotoğraf arşivi planı var mı?
8
Etkinlik Sonrası
4 soru
▶
Delegelerden geri bildirim anketi alınacak mı? (Google Form ile etkinlik günü sonunda dağıtılabilir)
Komitelerin aldığı kararlar sonuç bildirisi (resolution) olarak yayımlanacak mı?
Sponsorlara etkinlik sonrası rapor ve teşekkür gönderilecek mi? (Fotoğraflar, katılımcı sayısı, medya erişimi)
Ekip içi değerlendirme toplantısı planlandı mı? Gelecek yıl için dersler çıkarmak önemli.
Vakit yaklaşıyor...